Safetyprotocol Grolsch 0.0 Asopos Najaarswedstrijden 2023 (Publieksversie)

Wedstrijdgegevens

Wedstrijddatum: 28 en 29 oktober 2023

Locatie: Bosbaan, Amstelveen

Wedstrijdleiding: Eva Spaargaren, Fenna Houweling & Britte Lenderink Veiligheidscoördinator: Margit Venemans
Hoofd van de Jury: Irene van Arendzen-Dijk

Safetyprotocol Grolsch 0.0 Asopos Najaarswedstrijden

Deze publieksversie van het safetyprotocol beschrijft hoe de organisatie van de Grolsch 0.0 Asopos Najaarswedstrijden met onveilige situaties omgaat. De algemene regels voor veiligheid zijn te vinden in het Reglement voor Roeiwedstrijden. Het protocol is een aanvulling daarop en bevat conform artikel 33 lid 9 RvR de praktische uitwerking ervan. Het veiligheidsplan van de Grolsch 0.0 Asopos Najaarswedstrijden beschrijft hoe de organisatie om gaat met de veiligheid tijdens het evenement. Voor de uitvoering van safetymaatregelen beschikt de organisatie van de Asopos Najaarswedstrijden over een uitgebreider safetyprotocol dat is goedgekeurd door de KNRB.

Weersomstandigheden

De wedstrijdleiding, veiligheidscoördinator en het hoofd van de jury monitoren de weersomstandigheden voorafgaand en tijdens de wedstrijden. Er wordt gebruik gemaakt van de waarnemingen en voorspellingen van weerstation Schiphol (https://www.accuweather.com/nl/nl/schiphol/249518/weather-forecast/249518), overige weersites ter vergelijking, gecombineerd met waarnemingen langs de baan. Daarnaast kunnen zij zich laten informeren door een aangewezen persoon in het organisatiecomité die meerdere weerbronnen monitort.

Veiligheid

Voorafgaand aan beide dagen wordt de weersverwachting opgevraagd door het Hoofd van de Jury of de wedstrijdleiding. Als hier aanleiding voor is (zo nodig meerdere keren per dag) wordt extra weersinformatie opgevraagd.

Internetlinks:

www.accuweather.com

www.meteoconsult.nl

Een telefonisch consult kan worden gedaan bij: Meteoconsult 0317-399800.

Standaard uitgangspunten:

Melding van onweer op anderhalf uur afstand: verhoogde alertheid;

Melding van onweer op een uur afstand: geen nieuwe ploegen het water op totdat duidelijk is welke kant het onweer zich op beweegt;

Melding van onweer op een half uur afstand: de baan wordt ontruimd.

Maatregelen

Indien de weersomstandigheden een acuut, dreigend of te verwachten impact hebben op de veiligheid van de deelnemers en toeschouwers kan de organisatie maatregelen nemen. Een besluit tot het uitstellen van wedstrijden, het afgelasten van wedstrijden en/of het (gedeeltelijk) ontruimen van het terrein wordt genomen door het Hoofd van de Jury, gehoord hebbende de wedstrijdleiding en de veiligheidscoördinator. Als het Hoofd van de Jury op het moment dat een dergelijk besluit opportuun is, niet in de toren is en de tijd het toestaat, zal geprobeerd worden telefonisch contact op te nemen. Indien die niet bereikbaar is, zullen de aanwezige personen in de finishtoren de beslissing nemen. De wedstrijdleider stelt eventuele nieuwe starttijden vast.

Het Hoofd van de Jury kan besluiten een of meerdere van de volgende maatregelen van kracht te verklaren:

Het uitstellen of vervroegen van het gehele (resterende) wedstrijdprogramma;

Het uitstellen of vervroegen van specifieke velden;

Het varen met een 4-, 5- of 6-minutenschema;

Het varen met time-trials;

Het opheffen van pauzes;

Het annuleren van B- en lagere finales, herkansingen, races for lanes;

Het annuleren van halve finales;

Het annuleren van velden;

Het annuleren van specifieke velden.

Communicatie van maatregelen Maatregelen worden zowel gecommuniceerd met de functionarissen als met het publiek. Daarbij is het uitgangspunt dat wijzigingen of beslissingen in de regel zo vroeg mogelijk met het publiek en de deelnemers worden gecommuniceerd, ook als dat afwijkt van de standaard communicatiemomenten.

Indien tot uitstel, afgelasting of ontruiming besloten is, zal de omroeper de bezoekers op de kant en op het botenterrein op de hoogte brengen. Het Hoofd van de Jury zal de kamprechters en de motorbootbestuurders instructies geven. De mededelingen moeten gericht zijn op de actuele stand van zaken, wat het besluit is en wanneer de wedstrijdleiding met een mededeling zal komen over een mogelijke hervatting van de wedstrijd.

Als voorzien wordt dat er veiligheidsmaatregelen genomen moeten worden, zal dit worden gecommuniceerd via de aangegeven communicatiekanalen op de hieronder aangegeven momenten. Wanneer aanleiding is aan te nemen dat er bijzondere omstandigheden zullen ontstaan waarvoor maatregelen, relevant voor de roeiers, moeten worden genomen zullen extra momenten worden aangekondigd. Deze extra berichten zullen via meerdere kanalen verspreid worden (zie communicatiemiddelen). De vaste momenten zijn (in CEST):

Donderdag: 21:00

Vrijdag: 10:00 & 21:00

Zaterdag : 21:00

Tijdens de wedstrijd zal er gecommuniceerd worden rondom de eerste start (8.00 uur) en een uur voor de eerste start van het middagblok (omstreeks 13.00 uur).

Middelen voor publiekscommunicatie

Inzet van middelen is afhankelijk van de ernst, noodzaak en impact van de beslissingen. Bij maatregelen die voor de roeiers direct actueel zijn zullen meer middelen worden ingezet dan bij de standaard weersaankondiging.